Sponserd Ads
محتويات المقالة :
وظيفة مساعد تنفيذي فـ هيئة الزكاة والضريبة والجمارك من أهم المؤسسات الحكومية فهي من أهم الوظائف وتزداد أهميتها عندما يكون الموظف حاصل على مؤهل البكالوريوس لأنه حلقة وصل تنظيمية بين المسؤول التنفيذي والإدارات والجهات التي لها علاقة، ويساعد على ضمان سير العمل بكفاءة وتقليل التأخير لأن تلك الهيئة تجمع اختصاصات الزكاة والضرائب والجمارك في كيان واحد وتعمل على تحصيل المستحقات وتيسير التجارة ثم رفع مستوى الالتزام وتحسين الخدمات المقدمة للمكلفين وتكون الخبرة المطلوبة سنتان على الأقل في الرياض مع نوع من مستوى الاستقلالية ويكون العمل بإشراف محدود.
Sponserd Ads
مسؤوليات مساعد تنفيذي :
1. تكمن المسؤولية الأولى في استقبال المكالمات الهاتفية الداخلية والخارجية الواردة إلى مكتب المحافظ والتعامل معها بطريقة احترافية تضمن وصول المعلومات إلى الشخص فهو يتعرف على هوية المتصل والجهة التي يمثلها والغرض من الاتصال ثم تسجيل الرسائل الهاتفية بدقة متضمنة اسم المتصل ووسيلة التواصل وتحويل المكالمة إلى المسؤول المختص وأيضا متابعة الرسائل التي تتطلب رد كما يستخدم الموظف نظام الاتصالات الداخلي ويحتفظ بسجل إلكتروني للمكالمات والرسائل مع تصنيفها حسب الجهة والموضوع والأولوية.
2. يقوم بـ استلام الرسائل والفاكسات الواردة إلى مكتب المحافظ، وتصنيفها وتوجيهها إلى أصحاب الاختصاص في الوقت المناسب مع تسجيل تاريخ الاستلام والجهة المرسلة والموضوع ثم التأكد من عدم فقدان المستندات أو تأخر وصولها حيث ينشئ المساعد سجل إلكتروني للمراسلات ويحتوي على رقم المراسلة وتاريخها والجهة المرسلة والموضوع والإدارة المحال إليها وحالة المعالجة وتكون المدة من 5 إلى 15 دقيقة للمراسلة البسيطة بينما تحتاج المراسلات المعقدة إلى وقت إضافي للمراجعة والتصنيف والإحالة.
Sponserd Ads
3. مراجعة الاستفسارات وإعداد الردود بالعربية والإنجليزية من أهم المسؤوليات لأنها تتطلب مهارات لغوية وإدارية وقدرة على فهم مضمون الطلب قبل صياغة الرد فهو لا يجيب من تلقاء نفسه عن جميع المسائل القانونية أو الضريبية أو الجمركية لكن يعمل بناء علي تعليمات المحافظ ويحيل المسائل التخصصية إلى الإدارات المختصة فهو يقوم بـ جمع المعلومات اللازمة من الجهات المعنية ومراجعة الصياغة اللغوية وإرسال الرد بعد الحصول على الموافقة اللازمة وأيضا يهتم بـ متابعة الاستفسارات التي لم يتم إغلاقها والمدة من 15 إلى 30 دقيقة.
أيضا من أهم مسؤولياته :
4. تنظيم مواعيد المحافظ وإدارة جدول أعماله هذه المسؤولية من أكثر المهام حساسية لأن وقت المسؤول التنفيذي مورد إداري مهم وأي تعارض في المواعيد قد يؤثر على اجتماعات وقرارات والتزامات مؤسسية فهو يقوم بـ إعداد جدول يومي وأسبوعي للمحافظ ثم تنظيم اللقاءات الداخلية والخارجية حتي يبدأ بـ تخصيص وقت مناسب للانتقال والاستعداد للاجتماعات وأيضا تحديث الجدول عند حدوث تغييرات وإرسال التذكيرات إلى الأطراف المعنية ويتممراجعة الجدول اليومي من 15 إلى 30 دقيقة مع تحديث مستمر عند ورود مواعيد جديدة.
5. إعداد الملفات التعريفية للمشاركين في الاجتماعات الذي يقوم بـ تحديد أسماء المشاركين في الاجتماع ومعرفة مناصبهم الوظيفية الحالية ثم التعرف على الجهات التي يمثلونها ومراجعة المعلومات المهنية المتاحة من مصادر موثوقة وأيضا تلخيص أبرز المعلومات المتعلقة بالمشاركين في مدة من 30 إلى 60 دقيقة للملف المختصر وقد يحتاج الملف الخاص بوفد كبير إلى عدة ساعات بحسب عدد المشاركين.
Sponserd Ads
6. حضور الاجتماعات وتدوين محاضرها ومتابعة القرارات من أهم المسؤوليات التي تميز المساعد التنفيذي عن السكرتير التقليدي. لأنه يوثق القرارات والتكليفات ويضمن إحالتها إلى الجهات المعنية ومتابعة تنفيذها. فتكون بدايه تلك المهمه الحضور قبل بدء الاجتماع والاستعداد له. والتأكد من توافر جدول الأعمال والوثائق. ثم تسجيل أسماء الحاضرين والمعتذرين وتحديد الإدارة أو الشخص المسؤول عن كل تكليف وإعداد محضر الاجتماع بصيغة رسمية ثم توجيهه إلى الجهات المعنية وفق الصلاحيات ومتابعة تنفيذ القرارات والتكليفات.
أقرأ أيضا : نادي النصر السعودي يؤهلك لــ وظائف من المحاسبة إلى الادارة القانونية
الإنجاز المرتبط بـ مساعد تنفيذي :
من أهم المهام اليومية التي يجب أن يراجعها قبل مغادرة المكتب تحديث جدول المواعيد ثم تسجيل المكالمات والاستفسارات التي تحتاج إلى متابعة وأيضا إحالة المراسلات إلى الإدارات المعنية وتجهيز الملفات الخاصة بالاجتماعات القادمة ثم توثيق محاضر الاجتماعات والقرارات وتحديث حالة التكليفات والتأكد من عدم وجود طلبات معلقة دون متابعة ولأن أنظمة الهيئة سوف تستخدم أمور داخلية خاصة فيجب على الموظف تعلم النظام الفعلي المعتمد وعدم نقل بيانات العمل إلى تطبيقات شخصية.
من أهم المهارات الإدارية الأساسية إدارة الوقت من حيث القدرة على ترتيب الأولويات وتحديد المهام العاجلة ومهارة الاتصال الإداري لـ التعامل مع القيادات والموظفين والجهات الخارجية بلغة مهنية واضحة ثم الكتابة الرسمية لإعداد خطابات ومراسلات ومحاضر دقيقة وخالية من الأخطاء والقدرة على قراءة المراسلات والتعامل مع الجهات الدولية باللغة الإنجليزية وأيضا سوف يتعامل الموظف مع المواقف الصعبة بأنه لا يتخذ قرار نيابة عن المحافظ لأن دوره هو التنظيم والتحضير والتوثيق والتنسيق والمتابعة مع رفع المسائل التي تحتاج إلى قرار لصاحب الصلاحية.
أساسيات التقدم لـ الوظيفة :
بدأ في 8 نوفمبر 2026 ومن معايير القبول بكالوريوس إدارة الأعمال ثم الخبرة العملية سنتان على الأقل. مع توافر المهارات الإدارية مستوى متمكن في الإدارة العامة. وعندما يقدم فسوف يطلب منه تنفيذ مهام مثل إعداد جدول مواعيد لمسؤول تنفيذي. أو إعداد خطاب رسمي أو صياغة رد على استفسار أو كتابة محضر اجتماع. ولأن الوظيفة تتطلب التعامل مع الاستفسارات والردود باللغتين العربية والإنجليزية. فمن المفيد الاستعداد لأسئلة باللغة الإنجليزية وكتابة بريد إلكتروني رسمي وفهم المراسلات.
هناك نوع من الاختبار في مهارات الحاسب. لذلك ينبغي الاستعداد للتعامل مع Word لإعداد الخطابات والمحاضر ثم Excel لتنظيم البيانات والمتابعة وأيضا Outlook لإدارة المواعيد والبريد ثم PowerPoint لإعداد العروض. ويهتم المقابلون بقدرة المتقدم على التعامل مع المعلومات السرية واحترام التسلسل الإداري. وأيضا التصرف تحت ضغط العمل والتواصل مع القيادات والوفود.
خدمات السعودية
التعليقات متوقفه